会社の備品を買った時に書いてもらう領収書
「但し書きはいかが致しましょう？」と聞かれた時に、どう答えれば良いのかをまとめました。
後々の会計処理のために困らないように、ちょっとだけ知って工夫すると楽になります。
具体的な但し書きの考え方と例
私がおすすめするのは
- 具体的な商品名を書いてもらうこと
- 購入した物やサービスが多い場合は「○○他」と書いてもらい、レシート（メモ）を添付すること
です。
要は、「何にお金を使ったのか、第三者にも判るようにすること」です。
では、なぜ、そうしなければいけないのでしょうか？
領収書は「会社の経費だと証明するためのもの」
領収書を貰う時に、どのような但し書きがいいのか？
一番考えなければいけないのは
「税務署に説明を求められた時に証明できること」です。
何故領収証をもらって会計処理をするのかと言うと
メモ
- お金の流れを整理して、会社として行いたいことをやるため
- 税金の計算のため
なのですが、この2つのうち対外的に大切なことは税金です。
とくに税務署から求められたときに証明付きで返事ができるということがとても大切になります。
領収書は、「経費として使ったと、税務署に対して具体的な証明をするために貰うもの」ものと考えられて下さい。
領収書の但し書きの具体例一覧 -メモも大切-
相手に解ってもらうには具体的な証拠が必要です。
ですので、領収書には
具体的に「○○代として」と書いてもらうのが良いでしょう。
領収書の但し書きの例
ボールペン等を文具店で買った時
- ボールペンを買ったとき
「ボールペン代として」 - 複数のものを買って但し書きに収まらないとき
「○○他」と書いてもらい、レシートを添付する - 明細（レシート）を貰えないときには
領収書の他に別途メモを残して添付しておく、裏書き出来るときには商品などを領収書の裏に書いておく
取引先の人喫茶店で打ち合わせなどをした時
- 「飲食代」などで大丈夫です
必ず領収書に打ち合わせであることを書いたメモを添付する、相手方の会社名などがあると自分にも解りやすいです。
このように、具体的な商品名やサービス名が書かれていると、自分も解りやすいですし、税務署としてもそれが経費として必要だったことが分かります。
勘定項目を覚えておいたほうが良いか？
とくに覚えていても覚えていなくても、どちらでも良いかと思います。
自営業者であれば、ご自身で経理の書類を作成したり見られると思いますので、自然と覚えますし、会社員であれば経理の方に任せれば大丈夫ですので。
ただ、営業の方であれば、教養の一つとして仕分けの本に目を通されておいてもいいかなと思います。
おすすめは「知りたいことがパッとわかる勘定科目と仕訳が見つかる本 」です。
今は、クラウド会計などが多いのですが、入力の時には自分で仕訳をしていきますので、このような仕訳の本があると非常に便利です。というか、私はこれがないとダメです…。
自営業者にもおすすめできる一冊です。
出来るだけ避けたいのは「お品代」 税務署対策
自営業者の私が出来るだけ避けているのが
「お品代」
です。
これは、
- 何に使ったのか時間が経つと忘れてしまい、経理の時に時間がかかる
- 税務署に「本当に会社のために使ったのか？」と疑われた時に証明する手段が無い
これを防ぐために、但し書きの「お品代」は避けています。
時々、最初からお品代と書かれてしまう商店もありますが、大抵1000円以内の少額ですし、そういうときはメモを残すようにしています。こうすると税務署からの調査があった時にも印象が良いと聞きました。
それと、会計処理の時に
- どの勘定項目に入れて良いのか迷う時間がもったいない
これもとても大切です。
自営業でも法人化したあとでも、お仕事の運営のためには会計処理はとても大切なのですが、こういった事務作業に時間と頭を使いすぎるのはちょっともったいないなと思います。（会計処理の結果を見て方針を立てるのは大切です。）
ですので、
領収書をいただくときには、できるだけ具体的に、何に使うために購入したものか分かるように書いてもらうのがコツです。
領収書の但し書きは自分のため会社のため
これまで書いてきたように領収書というのは、何に対してお金をいくら支払ったかを証明するものです。
領収書ないと、何に使ったのか、自分自身でも、ましてや第三者である税務署にもわかりません。
金額は当然として、但し書きも、解りやすいように書かれることをオススメします。